Prowadzenie firmy to konieczność mierzenia się z wieloma przeciwnościami i pokonywania licznych przeszkód, jakie znajdują się na Twojej drodze do sukcesu. Mowa tutaj między innymi o niektórych obowiązkach, których trzeba dopilnować, jak przechowywanie dokumentacji – sprawdźmy o które z nich warto zadbać w szczególności i jak osiągnąć ten cel. Nie jest to takie trudne, jak mogłoby się wydawać!

Po pierwsze – przechowywanie dokumentacji

Pierwszym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest oczywiście przechowywanie dokumentacji, nazywane również archiwizowaniem. Jest to narzucone przez polskie prawo i dotyczy zarówno dokumentów księgowych, jak również akt pracowników. Co więcej – normy prawne bardzo dokładnie regulują okres przechowywania dokumentacji, który może trwać zarówno 5, jak i 50 lat – warto więc bardzo dokładnie zapoznać się z przepisami, ponieważ niedopełnienie tego obowiązku wiąże się ze sporymi karami finansowymi dla przedsiębiorstwa.

Po drugie – niszczenie dokumentów

Podobnie jak przechowywanie dokumentów, w wielu przypadkach niezbędne jest również ich trwałe zniszczenie. Jest to konieczne przede wszystkim po to, aby usunąć wrażliwe dane, które mogłyby trafić w niepowołane ręce, co przyniosłoby wiele problemów – również tych natury prawnej. Do niszczenia dokumentacji niezbędne są specjalistyczne niszczarki, które nie tylko trwale je usuną, ale również poradzą sobie w bardzo krótkim z czasie z ogromną liczbą różnego rodzaju pism czy umów.

Po trzecie – zabezpieczenie danych

Po wejściu w życie przepisów związanych z RODO, każdy przedsiębiorca musi zwrócić szczególną uwagę na politykę prywatności i zabezpieczenie danych swoich klientów czy partnerów biznesowych. Mowa tutaj zarówno specjalnych zabezpieczeniach na stronie internetowej, jak również bezpieczeństwie akt czy umów, z czym również wiąże się przechowywanie dokumentów. Niedostosowanie się do aktualnych wymogów, również może przynieść przedsiębiorstwu bardzo duże kary finansowe i wiele innych problemów.

Jak poradzić sobie z tymi obowiązkami?

Jak więc widać jako przedsiębiorca masz co robić, jednak na polu bitwy nie zostajesz zupełnie sam. Na rynku działa bowiem wiele firm outsourcingowych, które zapewnią Ci kompleksową i w pełni profesjonalną obsługę – taką, dzięki której nie tylko będziesz mógł przechować dokumentację, ale również ją uporządkować, zniszczyć czy zabezpieczyć.

Kluczową rolę odgrywają tutaj zewnętrzne archiwa dokumentów, w których można przechowywać firmowe akta nawet przez kilkadziesiąt lat – wynika to zarówno z nowoczesnych systemów bezpieczeństwa, jak również odpowiedniej temperatury i wilgotności powietrza. Dzięki temu akta będą do wglądu nawet po 50 latach i nie będziesz musiał obawiać się tego, że ulegną zniszczeniu albo staną się nieczytelne.

Specjaliści zadbają także o zniszczenie poszczególnych dokumentów – wykorzystają do tego nowoczesne niszczarki, a także zapewnią Ci porządkowanie dokumentów. W ten sposób nie tylko zadbasz o to, że wszystkie firmowe dane będą odpowiednio zabezpieczone, ale również zaoszczędzisz wiele czasu oraz pieniędzy. I przede wszystkim – zostaniesz odciążony od wielu żmudnych obowiązków, skupiając się jednocześnie na podstawowej działalności.

Pamiętaj o tym, aby znaleźć odpowiednią firmę – aby to zrobić:

  • dokładnie sprawdź jej ofertę i dowiesz się, czy będzie w stanie zapewnić Ci kompleksowość usług,
  • dowiedz się jakim archiwum dokumentów dysponują specjaliści i w jakich warunkach odbywa się przechowywanie dokumentacji,
  • sprawdź systemy zabezpieczeń oraz opinie klientów na temat usług, świadczonych przez daną firmę – dzięki temu zyskasz pewność, że rozpoczynasz współpracę z zawodowcami.